一、對(duì)檔案數(shù)字化與檔案數(shù)字化建設(shè)的理解

1.檔案數(shù)字化的含義

數(shù)字化技術(shù)是伴隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息通訊技術(shù)發(fā)展起來的，目前數(shù)字化技術(shù)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，就是檔案數(shù)字化。在檔案管理中，將檔案的信息內(nèi)容以數(shù)字化的形式儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)程序中，將傳統(tǒng)的檔案中的文字、圖片、聲音等形式的數(shù)據(jù)以數(shù)字化的形式儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中，節(jié)省了的能干儲(chǔ)存的實(shí)體空間，查找更加便捷、簡(jiǎn)單、直觀，而且實(shí)現(xiàn)了檔案的共享性，更加利于檔案的調(diào)取，實(shí)現(xiàn)了信息資源的合理配置。

2.檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容

在檔案數(shù)字化的應(yīng)用對(duì)象上來看，檔案數(shù)字化的具體對(duì)象主要是：紙質(zhì)檔案，我國(guó)原有的檔案管理模式主要是以紙質(zhì)形式體現(xiàn)的，存放于專門的檔案管理處，檔案數(shù)字化要求將原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，上傳到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中。

從檔案數(shù)字化的應(yīng)用程度上來看，檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容主要包括以下兩個(gè)方面：（1）建立一個(gè)檔案管理部門的目錄索引數(shù)據(jù)庫，方便檔案管理工作人員查找檔案，更加便捷化。（2）建立檔案管理部門所管理的大宗的全部?jī)?nèi)容的數(shù)據(jù)庫，包括目錄索引，使檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容更加**。

從檔案數(shù)字化的應(yīng)用過程上來看，檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)該包括檔案的收集、整理、上傳、存儲(chǔ)、查閱等方面，這些方面的工作需要經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的輔助，才能夠完成，在存儲(chǔ)工具上，可以選擇磁盤、硬盤、光盤等便于保存的存儲(chǔ)工具。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性及意義

檔案在我國(guó)的日常生產(chǎn)與生活中具有重要的地位，于個(gè)人而言，檔案是學(xué)習(xí)生活的記錄，對(duì)學(xué)習(xí)工作具有重大意義。于社會(huì)而言，檔案是重要的社會(huì)信息資源，為日常的生產(chǎn)生活提供基本保障。

檔案的數(shù)字化建設(shè)對(duì)我國(guó)數(shù)字信息時(shí)代的發(fā)展和知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展具有重要的意義，檔案數(shù)字化建設(shè)工作已經(jīng)成為我國(guó)檔案管理工作的重中之重，是當(dāng)下檔案建設(shè)管理工作的首要問題。

1.檔案數(shù)字化建設(shè)是信息時(shí)代發(fā)展的迫切要求

伴隨著科技的進(jìn)步與發(fā)展，我國(guó)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平和通信技術(shù)水平都有了迅猛的發(fā)展，我國(guó)社會(huì)也在其促進(jìn)下進(jìn)入了信息時(shí)代，人們的生活方式和工作方式也受到了影響，信息化技術(shù)被廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)生活中的各個(gè)領(lǐng)域，在這種背景下，檔案管理工作也必須向信息化靠攏，才能夠滿足人們?nèi)找嫣岣叩膶?duì)檔案方面的需求。

因此，檔案數(shù)字化建設(shè)是必然的，與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比較，數(shù)字化檔案管理具有更加便捷、清晰、先進(jìn)等特點(diǎn)，更易于檔案信息資源的分享與利用，更符合時(shí)代的發(fā)展需求。

2.檔案數(shù)字化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要

檔案是我們學(xué)習(xí)、工作生活中*直接的表現(xiàn)，包含了我們學(xué)習(xí)生活中的一些具體數(shù)據(jù)、資料，以文字、圖片等形式表現(xiàn)在檔案記錄中，這些數(shù)據(jù)對(duì)我們的生活具有重要的作用，與此同時(shí)，這些數(shù)據(jù)也是重要的社會(huì)信息資源，具有重要的社會(huì)價(jià)值。伴隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們對(duì)檔案的準(zhǔn)確性、時(shí)效性、查閱的便捷性等有了更高的要求，在這種情況下，檔案數(shù)字化建設(shè)刻不容緩。檔案數(shù)字化有利于檔案的查取，不會(huì)損壞檔案，在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)錄入時(shí)，準(zhǔn)確、快速，增加了時(shí)效性，而且檔案的數(shù)字化管理有利于檔案的共享，方便有關(guān)部門及個(gè)人及時(shí)查閱更新的檔案數(shù)據(jù)信息，利于檔案管理工作。

3.檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)

我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理儲(chǔ)存工作都是以紙質(zhì)形式體現(xiàn)的，往往儲(chǔ)存的信息量大、內(nèi)容多，導(dǎo)致儲(chǔ)存不便、時(shí)效性不高，由于年限問題，紙質(zhì)檔案的保存時(shí)間短、易受損，受損后不易恢復(fù)，在使用紙質(zhì)檔案時(shí)，查找、翻閱工作十分不便，浪費(fèi)時(shí)間，與之相比，數(shù)字化檔案具有更多的優(yōu)點(diǎn)：（1）儲(chǔ)存空間大。（2）數(shù)字化檔案可以進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，在檔案丟失后，易于恢復(fù)，不會(huì)造成損失。（3）數(shù)字化檔案在查找、翻閱時(shí)十分方便，利用計(jì)算機(jī)即可，沒有過多繁瑣的工作。

4.檔案數(shù)字化建設(shè)是開發(fā)和利用檔案信息資源的基礎(chǔ)

檔案信息管理工作在我國(guó)具有重要的意義，做好檔案管理工作，有利于檔案信息資源的共享，為我國(guó)信息資源的建設(shè)提供可靠的保障。檔案資源的信息化建設(shè)可以更好的開發(fā)現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)資源，為我國(guó)的生產(chǎn)生活工作服務(wù)。因?yàn)闄n案數(shù)字化建設(shè)歲計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)了我國(guó)的檔案資源的時(shí)效性與便捷性，進(jìn)行檔案資源數(shù)字化建設(shè)可有效促進(jìn)檔案資源的利用率，為我國(guó)檔案信息資源建設(shè)提供基本保障。

三、我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀與發(fā)展方向

1.我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

我國(guó)*早開始檔案數(shù)字化建設(shè)的地區(qū)是北京、天津、青島等地區(qū)，作為試點(diǎn)地區(qū)，這些城市在檔案數(shù)字化建設(shè)上的先進(jìn)性領(lǐng)先于我國(guó)其他地區(qū)，在目前這些地區(qū)已經(jīng)基本上實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化的建設(shè)，且標(biāo)準(zhǔn)化、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、便捷性程度高。雖然我國(guó)的一些經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化建設(shè)，且水平較高，但仍應(yīng)清楚地認(rèn)識(shí)到，我國(guó)數(shù)字化檔案建設(shè)的總體水平不高，許多地區(qū)仍處在探索階段。

2.我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展方向與趨勢(shì)

在目前知識(shí)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的前提下，我國(guó)人們對(duì)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的發(fā)展中的各種信息資源的需求越來越大，而且，數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，也相應(yīng)的推動(dòng)了我國(guó)檔案建設(shè)的進(jìn)程，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，有利于我國(guó)檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展，有利于保障檔案管理工作的質(zhì)量以及準(zhǔn)確性。檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為我國(guó)檔案建設(shè)工作的必然發(fā)展方向。目前檔案數(shù)字化建設(shè)可以選擇一些有經(jīng)驗(yàn)的計(jì)算機(jī)行業(yè)公司來進(jìn)行外包作業(yè)，通過這些專業(yè)的部門進(jìn)行數(shù)字化檔案系統(tǒng)的建設(shè)，這樣既節(jié)約人力，又能夠保障質(zhì)量，檔案數(shù)字化建設(shè)的外包已經(jīng)成為我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的主要發(fā)展趨勢(shì)。